Najprościej będzie policzyć od końca. Zestawy mają być gotowe na konkretną imprezę, jubileusz czy konferencję, więc zaczynamy od daty wydarzenia i odejmujemy czas na transport, produkcję, przygotowanie do niej, wycenę i projekt. W tej kolejności, bo każdy z tych etapów zaczyna się dopiero po zamknięciu poprzedniego. Standardowo całość trwa od 4 do 6 miesięcy.
Pierwsza data, którą wpisujemy do harmonogramu, to dzień, w którym gotowe Blocki muszą być już na miejscu.
Od tego odejmujemy transport - koleją trzeba liczyć około miesiąca, transport morski zajmuje mniej więcej dwa. To oznacza, że przy gali 18 czerwca gotowy nakład powinien opuścić produkcję odpowiednio w połowie maja albo już w kwietniu. Przy napiętym terminie decyzję podejmie za nas kalendarz (czyli wysyłamy asap, koleją).
Zanim Blocki ruszą w podróż, muszą zejść z taśmy produkcyjnej. Produkcja pochłania najwięcej czasu: zajmuje około 70 dni roboczych, czyli trzy miesiące z okładem. W tym czasie powstają wszystkie elementy zestawu, są barwione, formowane, kontrolowane jakościowo, kompletowane i pakowane.
Przed produkcją trzeba wszystko do niej przygotować, nie ma tu miejsca na improwizację. Musimy domknąć pliki produkcyjne, potwierdzić wytyczne i zarezerwować miejsce w harmonogramie fabryki. Ten etap zwykle zajmuje od kilku dni do tygodnia. Niby niewiele, ale nie możemy tego etapu pominąć przy planowaniu.
Wcześniej przygotowujemy dokładną wycenę. Kiedy wiemy konkretnie, co produkujemy, w jakiej liczbie, w jakiej konfiguracji i ile to będzie kosztować - pora na ostateczne zatwierdzenie projektu po stronie klienta. Jeśli akceptacja wymaga kilku poziomów, warto uwzględnić ten czas w harmonogramie. Na ten etap przyjmujemy 1-2 tygodnie.
I tak dochodzimy do samego początku: projektu.
Na ten etap dobrze zarezerwować około 2-3 tygodni. Najpierw ustalamy, co właściwie ma znaleźć się w zestawie. Potem przygotowujemy pierwsze szkice - tu bardzo pomaga dobry materiał wejściowy. Zdjęcia, brandbook, referencje produktów, charakterystyczne detale, kilka zdań o tym, co pracownicy powinni rozpoznać w zestawie od pierwszego spojrzenia. Projekt przechodzi przez rundę poprawek z osobą po stronie klienta. To tutaj najczęściej ucieka czas, nie w fabryce. Temat rzadko akceptowany jest za pierwszym podejściem, a każda kolejna poprawka dokłada dni do harmonogramu.
Jeśli zbierzemy wszystko razem, robi się z tego rozległa oś czasu: 2-3 tygodnie na projekt, około tygodnia na wycenę, kilka dni na przygotowanie produkcji, około 70 dni roboczych samej produkcji i na końcu miesiąc, lub dwa na dostawę. Planowanie kolekcji Blocków kilka miesięcy wcześniej nie jest przesadną ostrożnością.
Trzy rzeczy mogą realnie usprawnić ten cykl:
- Gotowy brief na pierwsze spotkanie, żeby nie klarować tematu dopiero w trakcie projektu.
- Jedna osoba po stronie klienta z prawem decyzji, bo runda akceptacji rozłożona na kilka działów to niepotrzebne palenie czasu.
- Transport koleją zamiast drogą morską.
"Pomożecie nam przygotować brief, czy mamy zrobić to sami?" Często słyszymy to pytanie na pierwszej rozmowie. Pomagamy, ale klient, który przychodzi z gotowym materiałem, tematem i pierwszym pomysłem na scenkę, kupuje sporo czasu.
A dobrze jest mieć ten czas, bo on daje nam coś więcej niż margines bezpieczeństwa na wypadek poślizgu. Daje bufor na dopracowanie projektu bez pośpiechu przy kolejnych rundach poprawek. Daje spokojniejszy wybór trasy transportu, bo przy zapasie czasu zwykle wygrywa tańsza droga morska, a kolej zostaje w odwodzie na wypadek komplikacji w produkcji.
Jeszcze raz, konkretnie, licząc od daty wydarzenia, z zapasem:
Firma, która zgłasza się do nas później, wciąż ma pole manewru, ale ono kurczy się z każdym tygodniem zwłoki: najpierw znika wybór trasy transportu, a potem liczba rund poprawek.
Wszystko zaczyna się od dobrych decyzji na starcie. Musimy wybrać jeden kierunek, zaufać pomysłowi i konsekwentnie go domknąć, bez palenia czasu na jałowe dyskusje. Im sprawniej nam to pójdzie, tym spokojniej cały projekt przejdzie z prezentacji i szkiców do realnej produkcji. Co dostaniemy w nagrodę? Blocki dokładnie takie, jak zaplanowaliśmy: gotowy nakład, w pełnej liczbie egzemplarzy, dostarczony pod dobry adres, na czas. Bez pośpiechu w ostatnim tygodniu, dzięki konkretnym, świadomym decyzjom podjętym miesiące wcześniej.
Tomasz Więch
Blocki Custom
.png)
.png)
